La gestion du temps en formation est un défi majeur pour les formateurs. Parmi les erreurs fréquentes, celle de déborder du temps imparti est particulièrement courante.
Prenons l’exemple de Sélim… Sélim est un formateur professionnel, investi et passionné. Lorsqu’il anime une formation, il ne fait pas semblant. Il a tellement à partager avec ses apprenants !
Mais voilà, le temps est une denrée rare en formation, et Sélim se retrouve souvent à courir après les minutes.
La pensée magique des entreprises
De plus en plus, les entreprises adoptent une sorte de “pensée magique” : elles (enfin, leurs RH) pensent qu’on peut transmettre autant en une journée qu’on le faisait en deux il y a encore quelques années.
Pourquoi ? Parce que les salariés sont “dans le jus”, constamment sous pression. Les déconnecter trop longtemps de leurs tâches courantes est un luxe que peu de managers pensent pouvoir se permettre.
Cette réduction du temps de formation a des conséquences directes sur la qualité de l’apprentissage. On demande aux formateurs d’être aussi efficaces en une journée qu’en deux, parfois même en une demi-journée. Et Sélim, avec son désir de satisfaire ses clients, accepte souvent ces conditions irréalistes.
Le dilemme de Sélim
Mais au lieu d’adapter le contenu de ses formations en conséquence, Sélim cherche à délivrer le même volume de contenu. Le résultat ? Ses formations sont déséquilibrées. Plus la journée avance, plus le déséquilibre s’accentue. À une heure de la fin, il lui reste souvent deux à trois heures de contenu à couvrir. Il se retrouve alors à devoir rusher. Pire encore, il bâcle.
Les signes du débordement
Voici quelques signes qui montrent qu’un formateur déborde :
- Accélération soudaine du débit de parole pour tout caser
- Omission des exemples ou des explications approfondies (dommage, elles sont essentielles à l’appropriation)
- Passage en coup de vent sur des volets pourtant cruciaux
- Sentiment de frustration des apprenants qui n’ont pas eu le temps de poser leurs questions ou d’intégrer les concepts… Résultat : un sentiment final d’avoir suivi une mauvaise formation, alors qu’avec un peu de recul, on se rend compte qu’elle n’était pas si mal.
Pourquoi déborder est problématique
Le débordement en formation n’est pas seulement une question de gestion du temps, c’est aussi une question de qualité de l’apprentissage. Lorsque le formateur est pressé par le temps, il est incapable de fournir des explications détaillées, des exemples pertinents et des moments de réflexion nécessaires pour un apprentissage efficace. Les apprenants se sentent souvent frustrés et insatisfaits, car ils n’ont pas eu l’occasion de poser des questions ou de bien comprendre les concepts.
Alors, comment éviter de déborder ?
Adapter le contenu à la durée disponible
Il est crucial de simplifier, prioriser et structurer le contenu en fonction du temps imparti. Cela implique parfois de faire des choix difficiles sur ce qui est vraiment essentiel.
Une méthode efficace consiste à utiliser une approche modulaire, où le contenu est divisé en segments indépendants qui peuvent être ajoutés ou retirés en fonction du temps disponible.
Communiquer – vraiment – avec les commanditaires
Il est important de négocier des temps de formation réalistes et d’expliquer les limites du temps imparti pour garantir une formation de qualité. Les commanditaires doivent comprendre que réduire le temps de formation peut nuire à la qualité de l’apprentissage. Proposer des solutions alternatives, comme des sessions de suivi ou des modules en ligne complémentaires, peut aider à combler les lacunes.
Utiliser des techniques pédagogiques variées
Pour maximiser l’efficacité et l’engagement, il est utile d’intégrer des activités interactives, des discussions, et des pauses réfléchies. Les méthodes pédagogiques actives, comme les études de cas, les jeux de rôle et les discussions en petits groupes, peuvent aider à maintenir l’intérêt et l’engagement des apprenants, des stagiaires, tout en facilitant une compréhension plus profonde des concepts.
Ne jamais cesser de gérer son temps
Se fixer des jalons temporels tout au long de la formation permet de s’assurer de ne pas déborder et d’ajuster le rythme en conséquence. Par exemple, prévoir des points de contrôle à intervalles réguliers pour vérifier si le rythme est soutenable et ajuster le contenu si nécessaire. Utiliser des outils de gestion du temps, comme des minuteries ou des rappels, peut également être utile.
Pour terminer sur ce point, quelques astuces pratiques
- Planifiez des pauses : Les pauses régulières permettent aux apprenants de se reposer et de mieux assimiler l’information.
- Limitez les digressions : Gardez les discussions sur le sujet principal pour éviter de perdre du temps sur des sujets secondaires.
- Faites participer les apprenants : Les questions et les discussions interactives peuvent aider à maintenir l’engagement et à clarifier les points importants sans prolonger inutilement la session.
En fin de compte, la clé pour éviter de déborder est une planification minutieuse et une communication ouverte avec toutes les parties prenantes. Sélim, comme beaucoup de formateurs, doit apprendre à dire non et à ajuster ses attentes et celles de ses clients. Car une formation bâclée, même avec les meilleures intentions, est finalement contre-productive pour tout le monde.
Et vous, quelles sont vos astuces pour ne pas déborder ? Partagez vos expériences et conseils dans les commentaires !
