Vous est-il déjà arrivé de concevoir une formation, de la peaufiner dans les moindres détails, et puis… surprise ! Rien ne se passe comme prévu ?
Eh bien, si c’est le cas, vous n’êtes pas seul. Parfois, même les formateurs les plus expérimentés se retrouvent dans une situation où le timing ne colle pas du tout. Et croyez-moi, il n’y a rien de pire que de voir les heures se dérouler, et se rendre compte qu’il vous reste du temps à… gaspiller.
Mais d’où vient cette situation si stressante et surtout, comment l’éviter ?
Le temps à perdre, quand tout s'écroule !
Imaginez cette scène : vous êtes formateur, plein d’enthousiasme, prêt à partager vos connaissances. Une entreprise vous demande de concevoir une formation sur un sujet classique mais crucial : “Les techniques de communication en réunion”. Pas de problème ! Vous avez déjà fait ce genre de formation des dizaines de fois. Cette fois par contre, ce sera une formation de 14 heures. Un défi intéressant mais rien d’insurmontable.
Vous vous plongez dans la création du programme. Chaque séquence est méticuleusement planifiée. Les objectifs pédagogiques sont clairs, les exercices bien pensés, les exemples percutants. Vous estimez le temps pour chaque activité, en vous assurant que tout s’enchaîne de manière fluide.
Bref, vous vous préparez comme un chef qui ajuste la cuisson de chaque plat à la seconde près.
Mais une fois dans la salle de formation, face à de vrais participants, l’histoire prend une tournure inattendue. Vous êtes à mi-chemin de votre programme, et là, coup de massue : vous réalisez que vous êtes beaucoup trop en avance. À ce rythme, vous allez terminer votre contenu en 10 heures, alors que vous en avez prévu 14. Et il vous reste encore… 4 heures. 4 heures à… Tuer.
Quand le planning dérape, comment en arrive-t-on là ?
Cela arrive plus souvent qu’on ne le pense. Et les raisons peuvent être multiples.
Voici quelques explications qui pourraient éclairer cette mésaventure :
1. Mauvaise estimation du temps de discussion
On le sait, les discussions en groupe sont imprévisibles. Parfois, les participants sont hyper réactifs, partagent leurs expériences, posent des questions et le temps file à une vitesse folle. D’autres fois, c’est tout l’inverse : les participants sont plus silencieux, moins prompts à interagir, et la discussion s’achève bien plus vite que prévu. Résultat, il manque cette dynamique, cette vie qui remplissait les interstices entre chaque module.
2. Manque de pauses ou de séquences interactives
Vous aviez peut-être prévu des pauses pour permettre aux participants de souffler, mais dans l’excitation, vous les avez raccourcies ou même sauté quelques-unes. Les exercices interactifs, censés prendre du temps, se sont avérés plus rapides que prévu, ou n’ont pas suscité l’engagement escompté.
3. Surestimation du contenu
Parfois, en concevant le contenu, on a tendance à penser que chaque sujet va prendre plus de temps qu’il n’en prend réellement. Ce n’est qu’une fois face au public que l’on réalise que certaines explications, ou certains exercices, se bouclent bien plus vite que prévu. Ou peuvent se révéler carrément accessoires…
4 heures à Occuper : Le Moment de Panique
Et là, la panique s’installe. Vous avez encore des heures devant vous, mais plus de contenu. C’est à ce moment-là que deux options s’offrent à vous. Et croyez-moi, chacune a ses avantages et ses risques.
Improviser ?
L’improvisation peut sembler être une solution séduisante. Après tout, en tant que formateur, vous êtes un expert dans votre domaine, non ? Alors pourquoi ne pas improviser un peu, ajouter quelques anecdotes, poser des questions supplémentaires ? Ça marche bien, non ?
Eh bien, improviser sur 10 ou 20 minutes, pourquoi pas. Mais sur 4 heures ? 😅 Là, on entre dans un tout autre terrain. Le risque ici est de tomber dans un discours qui manque de structure, de se répéter ou pire, de perdre l’attention des participants. S’ils sentent que vous brodez, leur engagement pourrait rapidement chuter. Le danger, c’est de glisser vers une impression d’amateurisme, où le manque de préparation devient flagrant.
Et n’oublions pas un autre élément important : l’énergie. L’improvisation sur une longue période est épuisante, tant pour vous que pour votre audience. Vous pourriez rapidement vous retrouver à court d’idées, à sec, la fatigue se faisant sentir, et les participants, eux, ne seront pas dupes.
Anticiper, oui mais comment ?
Si l’improvisation est risquée, la meilleure option reste bien sûr d’anticiper. Mais comment éviter de se retrouver dans cette situation embarrassante ?
Planifier du contenu additionnel :
Toujours avoir du contenu en réserve. Préparez quelques modules supplémentaires ou des exercices que vous pourrez utiliser en cas de besoin. Ces activités peuvent être des jeux pédagogiques, des études de cas, ou encore des ateliers interactifs. Ainsi, vous avez toujours de quoi occuper intelligemment le temps.
Prévoir des discussions approfondies :
En complément des activités, il est utile de prévoir des questions ouvertes ou des débats qui permettent aux participants de partager leurs opinions et expériences. Cela peut non seulement enrichir la formation, mais aussi occuper un temps considérable de manière productive.
Insérer des pauses stratégiques :
Les pauses ne sont pas une perte de temps, bien au contraire. Elles permettent aux participants de reprendre leur souffle et de mieux assimiler les informations. Surtout dans une formation longue, n’hésitez pas à inclure plusieurs pauses et à les allonger si nécessaire.
Adapter en temps réel :
Pendant la formation, n’hésitez pas à ajuster votre rythme. Si vous sentez que vous avancez trop vite, ralentissez. Prenez le temps de creuser certains points ou de répondre plus en détail aux questions des participants.
Pour conclure
Personne n’aime se retrouver avec des heures à combler dans une formation. C’est stressant pour le formateur, et gênant pour les participants. Heureusement, avec un peu d’anticipation, il est possible de l’éviter.
La clé réside dans une préparation flexible, qui permet d’ajuster en fonction du déroulement réel de la formation. Toujours prévoir des activités ou du contenu supplémentaire est une sage précaution. Et surtout, ne jamais sous-estimer l’importance des pauses et de l’interaction.
Le timing, en formation, c’est comme dans un bon film : tout est question de rythme. Ni trop long, ni trop court. Mais si vous vous retrouvez face à 4 heures de flottement… espérons que cet article vous aura donné quelques pistes pour vous en sortir sans sueurs froides.
